Out-of-Office: Die wichtigsten To-Do’s vor Deinem Urlaub – und die besten Abwesenheitsnotizen zum Kopieren

Nach Wochen harter Arbeit ist es endlich so weit – Feierabend und Urlaub stehen vor der Tür! Doch während sich der eine auf die wohlverdiente Auszeit freut, bedeutet dies für die Kolleg•innen oft zusätzliche Belastung. Trotz sorgfältiger Planung gibt es immer wieder Phasen, in denen Teams unterbesetzt sind. Um diesen Zeitraum für alle Beteiligten etwas leichter zu gestalten, können folgende Ratschläge beherzigt werden. Und nicht vergessen: Sie dienen nicht nur dem Wohlbefinden der Kolleg•innen, sondern auch dem eigenen Urlaubsglück – schließlich möchte niemand während der freien Tage ständig vom Arbeitsplatz kontaktiert werden. Und nicht zu vergessen, die Abwesenheitsnotiz – eine kleine Kunstform, um den Kolleg•innen mitzuteilen, dass Du vorübergehend nicht erreichbar bist.

📋 Drei To-Do's für eine reibungslose Übergabe

1. Den Urlaub 🌴 pünktlich und früh genug mit Deinem Team kommunizieren

Die rechtzeitige Kommunikation des eigenen Urlaubs mit dem Team ist von entscheidender Bedeutung. Warum? Weil es den reibungslosen Ablauf der Arbeit sicherstellt und das Vertrauen unter den Teammitgliedern stärkt. Kolleg•innen haben dadurch die Möglichkeit sich entsprechend vorzubereiten und Maßnahmen zu ergreifen, um Deine Abwesenheit bestmöglich zu kompensieren. Denke auf jeden Fall daran Deine Teammitglieder ein bis zwei Wochen vor Deiner Urlaubszeit nochmal an Deine Abwesenheit zu erinnern.

2. Prioritäten setzen – organisiere die wichtigsten To-Do’s vor Deiner Abwesenheit

Ein wichtiger Schritt, damit Du Deinen Kopf im Urlaub frei hast, besteht darin, frühzeitig die zu erledigenden Aufgaben zu identifizieren. Nimm Dir die Zeit, um eine Liste anzufertigen, auf der genau vermerkt ist, welche Aufgaben während Deiner Abwesenheit unbedingt erledigt werden müssen und welche bis zu Deiner Rückkehr warten können.

Dazu stelle Dir am besten folgende Fragen:

• Gibt es tägliche Aufgaben, die von jemand anderen übernommen werden müssen, um den reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten?
• Hast Du laufende Projekte, die in Deinem Urlaub vorangebracht werden müssen oder abgeschlossen sein sollten?
• Welche Kontaktperson oder Kund•innen benötigen dringend eine•n Ansprechpartner•in, wenn Du weg bist?

Besonders bei einem langen Urlaub ist es ratsam, frühzeitig mit der Organisation dieser Aufgaben zu beginnen. Die To-Do’s kannst Du am besten chronologisch ordnen, um einen klaren Überblick zu behalten.

3. Urlaubsübergabe – ein strukturiertes Dokument 📃 erstellen

Sobald geklärt ist, welches Teammitglied Deine Aufgaben übernimmt, ist es wichtig für die Vertretung eine Übersicht anzufertigen. Dieses Dokument kann in verschiedenen Formen vorliegen, beispielsweise als Cloud-Ordner, Word- oder Excel-Dokument oder als gedruckte Version, je nach gängigen Praktiken in Deinem Unternehmen. Das Dokument sollte folgende Punkte enthalten:

• Eine übersichtliche To-Do-Liste: Wann welche Aufgaben erledigt werden müssen
• Achte darauf, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente vorhanden sind oder gebe Hinweise, wo Deine Vertretung diese finden kann
• Sind alle Zugriffe für notwendige digitale Tools freigegeben?
• Gebe die Namen und Kontaktdaten der beteiligten Ansprechpersonen an und informiere Sie darüber, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist

Die Auswahl der digitalen Hilfsmittel hängt von den Praktiken in Deinem Unternehmen ab. Oft ist es sinnvoll, wichtige Deadlines als Erinnerung im Outlook-Kalender für Deine Vertretung einzutragen. Bei Technologieunternehmen und Start-ups werden häufig Ticketing-Systeme wie Asana oder Jira verwendet, um Aufgaben zuzuweisen und Fristen festzulegen. Diese Systeme eigenen sich ebenfalls für die Urlaubsübergabe, wenn sie bereits in Deinem Unternehmen verwendet werden.

Neben der Organisation für eine perfekte Urlaubsübergabe und das Erledigen aller wichtigen To-Do's, ist eine Abwesenheitsnotiz ein wichtiges Tool um alle zu informieren und einen guten Eindruck bei Deinen Vorgesetzten, Kolleg•innen und Kund•innen zu hinterlassen.

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Professionelle Abwesenheitsnotiz: So hinterlässt Du einen guten Eindruck während Deiner Abwesenheit

Eine klare Kommunikation ist entscheidend, wenn es um Abwesenheitsnotizen geht. Eine unzureichende oder fehlende Notiz kann zu Missverständnissen führen und ungewollte Botschaften vermitteln. Gleichzeitig ist es ein absolutes No-Go, überhaupt keine Abwesenheitsnotiz zu senden. Kund•innen und Kolleg•innen sind dann verwirrt über die fehlende Rückmeldung, wissen nicht, ob Ihre E-Mails angekommen sind, wann sie mit einer Antwort rechnen können und wer während der Abwesenheit Ihre Anliegen bearbeitet. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz ist daher unerlässlich.

⏰ Der perfekte Zeitpunkt

Eine automatische Abwesenheitsnotiz sollte von Beginn Deiner Abwesenheit aktiviert sein und deaktiviert werden, sobald Du wieder erreichbar bist. Vergiss daher nicht, diese Funktion entsprechend einzustellen. Idealerweise solltest Du Deine Abwesenheit jedoch bereits rechtzeitig ankündigen. Füge eine kurze Notiz in deine E-Mail-Signatur ein, damit Deine Kommunikationspartner sich rechtzeitig darauf einstellen können. Eine Vorankündigung von etwa ein bis zwei Monaten ist empfehlenswert. Ein kurzer Hinweis genügt:

"Ich werde vom 11. Dezember bis 3. Januar im Winterurlaub sein und bin nicht erreichbar."

🎷 Der passende Ton

Es ist von großer Bedeutung, dass der Ton Deiner Abwesenheitsnotiz sowohl zu den Empfängern als auch zu Dir selbst passt. Wenn Du im alltäglichen Umgang grundsätzlich das "Du" verwendest, solltest Du in Deiner Abwesenheitsnotiz nicht plötzlich auf das "Sie" umschwenken. Gleichzeitig solltest Du, wenn Dein Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern eher förmlich ist, nicht plötzlich zu informell werden.

Aufbau und Formulierung Deiner Abwesenheitsnotiz

Damit Deine Abwesenheit reibungslos bewältigt wird, ist eine gut durchdachte und gelungene Abwesenheitsnotiz die Lösung. Deine Kollegen werden informiert und Du bleibst gleichzeitig positiv in Erinnerung. Doch welche Angaben gehören in so eine Notiz?

• Betreff: Damit Deine E-Mail nicht direkt im Spam-Ordner landet, kannst Du statt "Abwesenheitsnotiz" auch einen einfallsreicheren Betreff wie "Vielen Dank" oder "Ich bitte um etwas Geduld" wählen.
• Anrede: Der nächste wichtige Punkt ist die Anrede. Hier solltest Du je nach Empfänger formell oder etwas persönlicher werden. Eine persönliche Note verschafft eine angenehme Atmosphäre und signalisiert Wertschätzung.
• Dank: Du kannst dem Absender in Deiner Notiz einen Dank aussprechen, dadurch drückst Du eine Wertschätzung aus für die Kontaktaufnahme und Dein Gegenüber fühlt sich geschätzt und gut aufgehoben.
• Abwesenheit: Klarheit ist das A und O. Teile ganz deutlich mit, wann Du wieder erreichbar sein wirst. Vermeide vage Formulierungen wie "Ich bin bis zum 28. September nicht im Haus". Präzisere Angaben zu Deiner Rückkehr sorgen für Vertrauen und eine positive Stimmung.
• Alternativen: Eine gute Abwesenheitsnotiz bietet auch Lösungen an. Kläre ab, ob E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen werden. Falls nicht, gebe Deinem Absender klare Möglichkeiten, wen er in dringenden Fällen kontaktieren kann. Das erleichtert nicht nur Dir die Arbeit nach der Rückkehr, sondern vermittelt auch Professionalität.
• Internationalität: Besonders im internationalen Geschäftsleben ist Sprachvielfalt entscheidend. Wenn Du regelmäßig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun hast, vergiss nicht, Deine Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen.

Tipps für einen erfolgreichen Urlaub: Wie kann ich als Chef Abstand gewinnen?

Jeder kennt es: Du möchtest in den Urlaub fahren und Deine freie Zeit genießen, doch Dir gelingt es nicht. Die Hektik auf der Arbeit sorgt dafür, dass keine Vorfreude entstehen kann und den Urlaub selbst kannst Du schließlich auch nicht genießen, weil Du ständig daran denken musst, was für ein Berg an Arbeit auf Dich wartet, sobald Du zurückkommst.  

Musterbeispiele zum Kopieren

Hier sind einige Musterbeispiele, die dir als Vorlage für Deine persönliche Abwesenheitsnotiz dienen können:

Beispiel 1 - Deutsch

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich möchte Sie informieren, dass ich mich derzeit nicht im Büro befinde und meinen Urlaub vom [Datum] bis einschließlich [Datum] genieße. Während meiner Abwesenheit steht Ihnen [Name des Ansprechpartners] gerne für dringende Anfragen zur Verfügung. Sie erreichen ihn unter [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners]. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich beantworten. Vielen Dank für Ihr Verständnis und eine angenehme Zeit. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

Beispiel 2 - Deutsch

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich möchte Sie informieren, dass ich mich in der Zeit vom [Datum] bis einschließlich [Datum] im Urlaub befinde. Während meiner Abwesenheit wird [Name des Ansprechpartners] Ihre Anfragen bearbeiten. Sie erreichen ihn unter [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners] oder telefonisch unter [Telefonnummer des Ansprechpartners]. Ich freue mich, Ihre Anliegen nach meiner Rückkehr zu beantworten. Beste Grüße, [Ihr Name]

Beispiel 3 - Deutsch

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich danke Ihnen herzlich für Ihre E-Mail. Derzeit befinde ich mich in meinem wohlverdienten Urlaub und bin bis zum [Datum] nicht im Büro erreichbar. Für dringende Anliegen stehe ich Ihnen nach meiner Rückkehr gerne zur Verfügung. In der Zwischenzeit können Sie sich vertrauensvoll an [Name des Ansprechpartners] wenden, der/die unter [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners] erreichbar ist. Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald! Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

Beispiel 4 - Deutsch

Guten Tag,

danke, dass sie mir schreiben. Leider bin ich derzeit nicht aktiv und werde meinen Posteingang bis zum [Datum] nicht kontrollieren. Während meiner Abwesenheit verweise ich Sie gern an [Name des Ansprechpartners] - [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners].

Persönlich werde ich Ihre E-Mail erst wieder am [Datum] beantworten können. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

Dafür bitte ich um Verständnis.

Beste Grüße, [Dein Name]

Beispiel 5 - Deutsch

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar. Sie können oder möchten nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich bitte an [Name des Ansprechpartners]: [E-Mail-Adresse des Ansprechpartners]. Er/Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter. Mit freundlichen Grüßen

Beispiel 1 - Englisch

Dear [Recipient], Thank you for your message. Please be informed that I am currently out of the office and will be back on [Return Date]. In urgent matters, kindly contact [Alternative Contact Name and Information]. Thank you for your understanding. Best regards, [Your Name]

Beispiel 2 - Englisch

Dear [Recipient's Name], Thank you for your email. I am currently out of the office and will be on vacation from [Date] until [Date]. During my absence, [Name of Contact Person] will be handling any urgent matters and can be reached at [Contact Person's Email Address]. I will respond to your message as soon as I return. Thank you for your understanding, and have a wonderful day. Best regards, [Your Name]

Beispiel 3 - Englisch

Dear [Recipient's Name], Thank you for reaching out to me. I am currently on vacation from [Date] to [Date] and will not be able to respond to emails during this time. For any urgent matters, please contact [Name of Contact Person] at [Contact Person's Email Address]. I will be back in the office and available to assist you upon my return. Thank you for your understanding and patience. Kind regards, [Your Name]