Der gefährliche Reiz des "Busywork" - Wenn sinnlose Aufgaben die Arbeitswelt lähmen

Dein Vorgesetzter scheint Dich permanent mit Aufgaben zu überhäufen, unmittelbar nachdem Du eine abgeschlossen hast? Das Phänomen des "Busywork" ist weit verbreitet und kann kontraproduktiv sein. Lass uns einen genaueren Blick darauf werfen.

Was ist eigentlich "Busywork"?

Der Begriff "Busywork" stammt aus dem Englischen und beschreibt Aktivitäten, die dazu dienen, beschäftigt zu erscheinen, aber im Grunde genommen wenig bis gar keinen Wert oder Zweck haben. Es handelt sich um Tätigkeiten, die zwar Zeit in Anspruch nehmen, aber nicht unbedingt notwendig sind. Sie werden oft eingesetzt, um Leerlauf oder Langeweile zu vermeiden.

Beispiele für "Busywork" umfassen das erneute Redigieren von bereits überarbeiteten Berichten, das Teilnehmen an Meetings, die für den eigenen Aufgabenbereich irrelevant sind, oder das Überarbeiten von Präsentationen, die längst fertiggestellt sind. Es beinhaltet auch das Erstellen von Protokollen oder Tabellen, die später nie wieder gelesen werden oder das erneute Sortieren von bereits sortierten Akten.

Warum tendieren Führungskräfte dazu, "Busywork" zu verwenden?

Die Idee "Mehr ist mehr" liegt der Verwendung von "Busywork" zugrunde. Es ist bemerkenswert, dass dieses Phänomen in vielen Unternehmen weit verbreitet ist. Laut einer Umfrage von Conversica aus dem Jahr 2018 gaben mehr als 40 Prozent der Befragten an, dass sie bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit "Busywork" verbringen.

Insbesondere Führungskräfte sind oft geneigt, ihren Mitarbeitern ständig neue Aufgaben zuzuweisen, sei es vorbeugend, um Leerlauf zu verhindern, oder nachdem diese bereits ihre eigentlichen Aufgaben erledigt haben.

Aber warum ist das so? Die Management-Dozentin Susan Vroman von der Bentley University in Massachusetts bietet eine Erklärung aus der Sicht der Führungskräfte. Sie argumentiert, dass Führungskräfte beruhigt sind, wenn sie sehen, dass ihre Mitarbeiter beschäftigt sind, da Beschäftigung oft mit Produktivität assoziiert wird.

Büroangestellte, die ihre Aufgaben bereits erledigt haben, wirken weniger produktiv, wenn sie nach getaner Arbeit zum Beispiel mit ihrem Smartphone beschäftigt sind oder ihre Füße hochlegen. Das bedeutet, dass die wahre Qualität ihrer Arbeit oft übersehen wird.

Darüber hinaus hilft "Busywork" den Führungskräften, ein Gefühl der Kontrolle zu behalten. Kontrolle ist ein zentrales menschliches Bedürfnis, insbesondere in Führungspositionen, wo sie mit großer Verantwortung einhergeht.

Die Risiken von "Busywork":

• Mitarbeiter fühlen sich überfordert und erschöpft.
• Das Risiko von Burnout steigt.
• Pausen und Leerlauf werden negativ bewertet, obwohl sie notwendig sind.
• Schuldgefühle treten auf, wenn zusätzliche Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden.
• Es bleibt wenig Raum für Selbstreflexion.

Interessanterweise sind nicht nur Vorgesetzte für "Busywork" verantwortlich. Manchmal beschäftigen wir uns auch selbst mit sinnlosen Aufgaben, um negative Gedanken abzulenken.

Prioritäten setzen: Wie lehne ich Aufgaben ab, ohne meinen Chef zu verärgern?

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Warum gibt es im Homeoffice noch mehr "Busywork"?

In den letzten Jahren hat sich die Situation verschärft, insbesondere aufgrund des verstärkten Einsatzes von Homeoffice und Remote Work. Mitarbeiter sind in solchen Situationen flexibler und weniger sichtbar für ihre Vorgesetzten, was die Verwendung von "Busywork" erhöht.

Führungskräfte befürchten, die Kontrolle zu verlieren, insbesondere wenn es um die sichtbare Anwesenheit im Büro geht. Eine Umfrage von Robert Half aus dem Jahr 2020 ergab, dass Führungskräfte im Homeoffice davon ausgehen, dass Mitarbeiter weniger produktiv sind.

Obwohl die meisten Führungskräfte insgesamt mit der Homeoffice-Situation zufrieden sind, gibt es immer noch Vorbehalte:

• Rund 31 Prozent glauben, dass Mitarbeiter private Anrufe während der Arbeitszeit tätigen.
• Etwa 28 Prozent nehmen an, dass Mitarbeiter den Fernseher nebenbei laufen lassen.
• 30 Prozent vermuten, dass online eingekauft wird, obwohl Arbeit erledigt werden sollte.
• Rund 23 Prozent gehen davon aus, dass Mitarbeiter mit dem Hund spazieren gehen.

Was sind die Auswirkungen von zu viel "Busywork"? Die Forschung zeigt, dass exzessives "Busywork" nicht zu einer Steigerung der Produktivität führt, sondern diese eher hemmt. Eine Metastudie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ergab, dass Pausen genauso wichtig sind wie kontinuierliche Arbeitszeiten.

Während Pausen können Geist und Körper sich erholen und Stress abbauen. Eine kurze Pause von nur fünf Minuten kann das seelische Wohlbefinden nachhaltig steigern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass "Busywork" oft eine Illusion ist. Es beruhigt zwar uns oder unsere Vorgesetzten, aber es führt nicht zu wahrer Produktivität. Stattdessen ersetzt es ein negatives Gefühl, die Sinnlosigkeit, durch eine andere sinnlose Aktivität. Dies löst jedoch das eigentliche Problem nicht.

Was können wir stattdessen tun? Es gibt viele Möglichkeiten, die Sinnlosigkeit von "Busywork" durch sinnvolle Tätigkeiten zu ersetzen und dem Phänomen entgegenzuwirken:

Beispiele für Mitarbeiter und Vorgesetzte:

1. Etablieren Sie eine gesunde "Pausenkultur": Regelmäßige Pausen und Leerlaufzeiten sollten gefördert werden. Diese sind wichtige Bestandteile einer modernen Arbeitskultur und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich zu erholen und ihre Produktivität zu steigern.

2. Nutzen Sie die Zeit für Schulungen und Projekte: Statt "Busywork" könnten Sie Zeit für Fortbildungen, Schulungen und Projekte reservieren, die von den Mitarbeitern vorgeschlagen werden.

3. Erlauben Sie frühere Feierabende: Wenn Mitarbeiter und Vorgesetzte damit einverstanden sind, sollten frühere Feierabende ohne zusätzliche Aufgaben möglich sein. Obwohl es für Führungskräfte nicht einfach ist, die Kontrolle abzugeben, kann es sich langfristig auszahlen.

4. Selbstreflexion zulassen: Das Erkennen des eigenen "Busywork"-Verhaltens ist der erste Schritt zur Veränderung. Es ist wichtig, Leerlauf als eine Gelegenheit zur Selbstreflexion zu betrachten und sich mit den Ursachen von "Busywork" auseinanderzusetzen.

Zusammenfassung: "Busywork" hat sich in vielen Unternehmen eingeschlichen und ist oft eine Täuschung, die beschäftigt wirkt, aber wenig Wert liefert. Es führt nicht zu wahrer Produktivität und kann sogar gesundheitliche Probleme verursachen. Statt "Busywork" ist es sinnvoller, Pausen zu gewähren und nach sinnvollen Projekten zu suchen. Denn weniger ist oft mehr.