16 Tipps für Deine perfekte Business-E-Mail

Das Buch „Über den Umgang mit Menschen“ (kurz: Knigge) ist schon etwas älter – 235 Jahre, um genau zu sein. Wenig überraschend ist also nicht enthalten, wie man eine perfekte E-Mail schreibt. Eine Fähigkeit, die heute immer wichtiger wird, schließlich schreiben deutsche Büroangestellte im Schnitt 180 E-Mails pro Tag. Um dabei immer professionell zu wirken, solltest Du diese 16 Tipps befolgen.

Tipp 1: In der Kürze liegt die Würze – keine Romane! 

E-Mails sind keine Briefe! Sie ähneln eher Chatnachrichten: Kurz, übersichtlich, prägnant. Muss es doch mal länger sein, solltest Du alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz machen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Tipp 2: Interessant muss es sein – der Betreff  

Anhand der Betreffzeile wird entschieden, ob Deine E-Mail überhaupt gelesen oder sofort gelöscht wird. Bei über 100 Mails am Tag, wird sicherlich nicht jede gelesen. Also vor allem, wenn es wichtig ist, gib Dir Mühe mit dem Betreff. Aber: Bevor du aus Unsicherheit gar keine Betreffzeile schreibst, schreib lieber eine, mit der Du eventuell nicht ganz zufrieden bist.

Tipp 3: Bitte alles richtig – die Rechtschreibung

Anders als im Chat mit der besten Freundin, solltest Du in E-Mails mit Deinen Kolleg•innen alle Rechtschreibregeln beachten. Auch wenn es schnell gehen musst, doppelte Buchstaben sollten zweimal vorhanden sein und Nomen werden groß geschrieben. Zum Glück hat mittlerweile jedes Mail-Programm eine Rechtschreibprüfung – es liegt an Dir, sie zu nutzen.

 Tipp 4: Immer höflich bleiben!

Duzen oder Siezen, welche Anrede ist die richtige – all das und mehr kommt darauf an, wer Dein•e Empfänger•in ist und aus welchem Land er oder sie kommt. Im englischsprachigen Raim reicht oft ein einfaches „Hi“ und das Problem mit dem Siezen stellt sich erst gar nicht. Hierzulande macht man mit „Guten Tag, Herr/Frau XY…“ selten etwas falsch. In Österreich und der Schweiz solltest Du lieber auf „Sehr geehrte(r)…“ zurückgreifen. Auch „Bitte“ und „Danke“ ebnen Dir den Weg zu einer entspannten Kommunikation mit Kolleg•innen und Chef•innen.. Insgesamt gilt: Sei im Zweifel lieber etwas höflicher als nötig, dann bist Du auf der sicheren Seite. 

Tipp 5: Schrei niemanden an – keine BLOCKSCHRIFT

Wörter, die komplett in Großbuchstaben geschrieben werden, gelten als das geschriebene Äquivalent zum Schreien. Wenn du also nicht als Schreihals angesehen werden möchtest, halte dich an die normale Rechtschreibung. Eine Ausnahme bilden Eigennamen, z.B. einer Firma, die in Großbuchstaben geschrieben werden. 

Tipp 6: Alle müssen es verstehen können

Auch wenn spätestens seit dem Fanta Vier Song das Kürzel „MfG“ allseits bekannt sein sollte, gehört es nicht in Geschäfts-E-Mails. Genauso wenig wie LG (Liebe Grüße) und vor allem nicht Hdl (Hab dich lieb). Im Geschäftsleben sollte Zeit sein, um die Grüße auszuschreiben. Außerdem sollte man nicht davon ausgehen, dass jede•r diese Kürzel versteht. 

Tipp 7: Nicht jede•r muss alles wissen

Ein großer E-Mail-Verteiler ist nützlich, um Termine bekannt zu geben oder Einladungen zu versenden. Doch umfangreiche, persönliche oder gar geheime Mails sollten zwischen den angedachten Empfänger•innen bleiben.

Tipp 8: Lächeln ja – Smileys nein

Auf WhatsApp oder Social Media gehören Smileys zum guten Ton. Ohne wird man schnell als unhöflich angesehen. Doch in Business-Mails haben die kleinen gelben Gesichter nichts zu suchen, jedenfalls, wenn Du ernst genommen werden möchtest. 

Grußformel: Diesen Fehler machen fast alle Deutschen

Für einen Moment nicht nachgedacht und zack, schon ist es passiert: der Fehler, den viele Deutschen beim Schließen ihrer E-Mail begehen. Wir klären Dich auf. 

Tipp 9: So wichtig ist es wirklich nicht 

Kaum eine E-Mail ist so wichtig, dass sie mit Priorität verschickt werden muss. Entweder die Mail ist wichtig, deswegen verschickt man sie ja, oder nicht. Unwichtige Mails können sofort gestrichen werden und wichtige – die sind eben da. Keine Notwendigkeit für Priorität.

Tipp 10: Zu privat und intim sollte es nicht werden

Mal abgesehen davon, dass viele Unternehmen eine Regelung gegen romantische Beziehungen im Büro haben, sollten romantische Geständnisse oder ähnliches nicht über die Arbeits-E-Mail verschickt werden. Auch Streit unter Kollegen und Lästereien haben nichts dort zu suchen.

Tipp 11: Die Visitenkarte – geht auch elektronisch

Sich Visitenkarten drucken lassen gehörte bis noch vor ein paar Jahren zum Muss für Geschäftsleute. Heute haben die physischen Karten größtenteils ausgedient und sind ins digitale gewandert. Am besten sollte alles, was auf einer Visitenkarte stand, nun unter Deinen E-Mails stehen. Achte dabei auf Übersichtlichkeit und die Richtigkeit der Informationen, schließlich sollst du erreichbar sein.

Tipp 12: Wer genervt ist, antwortet langsamer

Genauso wie die Prioritätsfunktion, sollte auch die der Lesebestätigung sparsam bis gar nicht verwendet werden. Das Gegenüber kann sich schnell belästigt fühlen, was sich negativ auf die professionelle Beziehung auswirkt.

Tipp 13: Schnell antworten

Alles im Job muss schnell gehen. Wenn Du also die Zeit hast, eine E-Mail sofort zu beantworten, dann tu es. Das erleichtert allen das Leben: Dein Gegenüber hat die Antwort, die er oder sie haben wollte und Du hast nicht ständig die unbeantwortete Mail im Kopf. Bist Du zu spät dran mit Deiner Antwort, haben sich Dinge oft schon wieder erledigt.

Tipp 14: Das richtige Antworten

Oft passiert es, dass mit einer Antwort auch die Original-Mail wieder mitgeschickt wird. Nicht immer ist das nötig. Meistens ist es besser, die eigene Mail einzeln zu schicken, es sei denn Du beziehst Dich direkt auf Dinge aus der ursprünglichen Mail.

Tipp 15: Achte auf die Anhänge!

Es ist uns allen schon passiert: Man will etwas in eine Mail anhänge, aber das fällt einem erst wieder ein, sobald die Mail schon rausgegangen ist. Kein Beinbruch, trotzdem nervig. Deshalb achte vor dem Versenden darauf, dass alle Anhänge auch wirklich angehängt sind. Achte auch darauf, dass Du nur Formate verschickst, die Dein Gegenüber auch öffnen kann. Und übertreibe es nicht mit den Anhänge, das kann schnell zu Überforderung führen.

Tipp 16: Einmal reicht  

Man stelle sich vor, jede E-Mail würde doppelt gesendet werden. Dann würden aus 180 Mails am Tag, ganz schnell fast 400. Deshalb sollten sich alle Ebenen einer Firma einig sein, wer welche Informationen an wen weitergibt. Damit kann vermieden werden, dass die gleiche Information aus drei verschiedenen Ecken an jemanden herangetragen wird. Auch die Nutzung von zusätzlichen Mittteilungsarten wie Brief oder FAX sollte abgesehen werden. Ausnahme: Bei juristischen Angelegenheiten kann es sein, dass sowohl E-Mail als auch ein Brief nötig sind.