Viel gearbeitet aber wenig geschafft? Mit diesen Tipps optimierst Du Deine Selbstorganisation

Manche Tage sind schrecklich anstrengend – und schrecklich unbefriedigend. Dann laufe ich den ganzen Tag Informationen hinterher, ergänze in verschiedenen Projekten kleine Details und versuche, den Anforderungen anderer gerecht zu werden. Es ist so unklug, wie es klingt. Und doch passiert es. Organisatorisches Chaos entsteht schon deshalb, weil wir Menschen in der Regel mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Und Menschen handeln nicht synchron, deshalb unterbrechen sie sich immer wieder gegenseitig.

Dem Gehirn fällt es dann schwer, Erinnerungen zu bilden. Informationen, die sofort durch neue Eindrücke überschrieben werden, speichert es nicht ab. Schließlich hat die Wahrnehmung direkt signalisiert: ist irrelevant, der Nächste bitte. Und am Ende des Tages haben wir dann keine Ahnung, was wir genau gemacht haben. Viele kleine Bruchstücke summieren sich zu einem großen Ganzen: Chaos.

Fühlt sich gut an – hält aber nicht

Während der Arbeit fühlt es sich sogar – manchmal – produktiv und auf eine positive Art wild an, viele Dinge gleichzeitig zu händeln, viel zu schaffen, allem gerecht zu werden. Und am Ende des Tages steht für viele Menschen erst einmal das Gefühl: Es war verrückt, ich weiß gar nicht, was ich gemacht habe – aber ich war gut. Dieser Eindruck kann ein bisschen süchtig machen.

Das Problem: So bleibt es nicht. Am Ende einer Woche mag man noch stolz sein. Am Ende eines Monats sieht die Rückschau schon anders aus. Irgendwie milchig und schlecht verquirlt, bleiben schon am Ende eines Tages nur noch besonders ätzende Momente im Gehirn. Was wir konkret geleistet haben, ist weg, weil das Gehirn keine Chance hatte, es abzuspeichern. Ständig zwischen Aufgaben zu wechseln, erschöpft uns.

Doch das gute Gefühl am Abend hängt nicht davon ab, erfolgreich durch einen Sturm navigiert zu haben. Die Erfahrung, etwas zu bewirken und das eigene (Arbeits-)Leben zu steuern, prägt ebenfalls einen guten Arbeitstag. Das mag weniger wild sein, ist dafür aber produktiver, bei geringerer Fehlerquote. Wenige feine Umstellungen im Alltag machen den Feierabend schöner:

Agieren statt reagieren

Eigentlich unglaublich, dass ich das immer noch schreiben muss. Aber lasst euch nicht unterbrechen! Kolleginnen und Kollegen, die wichtig genug sind, euch zu unterbrechen, sollten eigentlich einsehen, dass sie genau damit eurer Arbeit schaden. Die Fehlerquote steigt schon nach kurzen Unterbrechungen massiv an. Es gibt Jobs, in denen ständig auf andere re-agiert werden muss. Aber es sind weniger, als die Menschen selbst denken. Viele müssen schlicht lernen, sich die Gestaltungshoheit über ihre Tage zurückzuholen.

Fokus-Raum schaffen

Wer während einer Phase konzentrierter Arbeit Tabs „für später“ offen lässt, der hat sich die Ablenkung selbst geschaffen. Smartphones, die gerade nicht gebraucht werden, E-Mails, die gar nicht dringend sind – ja, sogar die heiligen Slack- und Teams-Channel sind in Wahrheit nur Einladungen an andere, uns aus der Konzentration zu reißen. Apps und Programme laufen nicht nur auf ihren Geräten, sie laufen auch als Prozesse im Hintergrund des Gehirns. Wer sich konzentrieren möchte, der sollte das Telefon im Nebenzimmer liegen haben, Tabs schließen – und den Desktop von Altlasten befreien. Sie sind nur unnötige Ablenkung und verhindern, dass wir uns vollständig auf die aktuelle Aufgabe einlassen.

Aufgabenfeldern Zeiten zuweisen

Wer oft von einer Aufgabe zur anderen wechseln muss, ist schlecht organisiert. Es klingt hart, aber es ist wirklich so einfach. Viele Menschen müssen an einem Tag mehrere Dinge erledigen und oft passen die Fristen nicht gut zueinander. Das wird sich mit wenigen Tagen kluger Planung hoffentlich bald beheben lassen. Selbst, wenn es nur Phasen von einer Stunde sind oder auch mal eine halbe: Aufgaben, die wichtig genug sind, gemacht zu werden, die verdienen auch ihren eigenen Zeit-Slot. So fühlt sich der Tag schon am Vorabend besser an. Er wird leichter zu überblicken. Zum Feierabend ist dieser Effekt noch einmal verstärkt. Der Tag verliert seine Breiigkeit, die einzelnen Aufgaben sind besser zu sehen.

Multitasking beenden

Menschen sind nicht in der Lage, zwei Dinge gleichzeitig zu tun – normale Körperfunktionen einmal ausgenommen. Aber einer Besprechung lauschen und Zahlen in eine Tabelle übertragen? Geht nicht. Einen Bericht lesen und Radio hören? Geht nicht. Kleinkinder beaufsichtigen und irgendwas machen, das am Ende professionell aussehen soll? Nope. Multitasking ist ineffizient, weil die Gehirne immer wieder eine gewisse Zeit für die Umstellung brauchen und weil zwischendurch Gedanken verloren gehen. Das funktioniert genau wie Unterbrechungen. Das Gehirn speichert schlechter. Am Ende ist weniger geschafft und im Gedächtnis bleibt nur, dass der Tag stressig war. Was auch stimmt.

Das Gefühl, viel gearbeitet und wenig geschafft zu haben, resultiert aus einem Organisationsproblem. Und Organisationsprobleme sind beherrschbar. Die Ideen, die ich hier genannt habe, sind Beispiele. Ihnen allen ist eines gemein: Sie verlangen Initiative. Es lohnt sich aber, die Initiative zu ergreifen. Wer seine Aufgaben vorab und rückblickend überschauen kann, der gewinnt dabei eine innere Ruhe, die sowohl der Arbeit dient, als auch dem Feierabend.

© t3n / Isabell Prophet