Erreichbar sein oder abschalten? Mit diesen Regeln bist Du auf den Urlaub vorbereitet

Im Urlaub nicht erreichbar zu sein, ist ein schöner Trend. Mehr aber auch nicht. Auf den Wunsch, mal so richtig weg zu sein – um das hinterher jedem erzählen zu können – folgt dann meist der Notfall, die Ausnahme oder ganz allgemein: die eigene Wichtigkeit. Menschen sind lieber wichtig, als dass sie ihre Ruhe haben.

Wenn einer eine Reise macht, dann hat er in der Firma nichts mehr zu erzählen. Denn er ist ja nicht da. So einfach sollte das sein. Ein paar Tipps zur Umsetzung:

Das ist der allerwichtigste Aspekt, wirklich. Während die meisten Menschen damit kämpfen, ihre Geräte aus zu lassen, wirklich nicht in die Mails zu schauen, spontane Ideen einfach mal für sich zu behalten, liegt einer der wichtigen Faktoren eigentlich bei den anderen Leuten: Wenn die gut versorgt sind, dann müssen sie sich auch nicht mit Fragen melden.

• Wer soll, darf und kann Entscheidungen treffen?
• Wenn dringende Anfragen kommen: An wen sollen sie gerichtet werden? (Diese Information gehört auch in die Abwesenheitsnachricht.)

Eine allgemeine Sammelstelle mag sich zwar wie die einfachste Lösung anfühlen, führt aber zu zwei Problemen: Kann die Person, die die Anfragen sammelt, nicht eigenständig entscheiden, verzögern sich Prozesse. Steht er oder sie zu niedrig in der Hierarchie, kann es schwierig werden, Zuständigkeiten zu finden. Wer entspannt abwesend sein will, klärt diese Zuständigkeiten. Im Idealfall auf der eigenen Hierarchieebene oder bei designierten Vertretungen.

Je länger der Urlaub, desto wichtiger ist es, dass Informationen gefunden werden können. Wer als Arzt ein verlängertes Wochenende macht, hinterlässt die notwendigen Informationen ganz selbstverständlich. Aber auch in anderen Berufen wird diese Übergabe wichtig, je länger der Kollege abwesend ist. Was nun wichtig ist, wird überall anders sein. Aber diese Fragen sollten in den meisten Fällen geklärt sein:

• Wo liegen Dokumente für das aktuelle Projekt?
• Welche Kunden könnten sich melden?
• Und wie sind diese Leute so drauf?
• Gab es ungewöhnliche Anforderungen?
• Welche Geschäftskontakte waren zuletzt wichtig und wer kann helfen, falls es dort noch unerwartete Nachfragen gibt?
• Was wird bald nach dem Urlaub wichtig und wie kann die Vertretung mit Anfragen umgehen, die früher kommen?

Diese Listen müssen unvollständig bleiben, da sie nicht alle Berufe abdecken können. Wer Spaß an Organisationsentwicklung hat, kann für sein Team einen Standardablauf für eine gelungene Urlaubsübergabe entwickeln. Welche Fragen müssen beantwortet sein?

Erstaunlich wenige Menschen gaben bei meinen Umfragen an, zu festen Zeiten erreichbar zu sein. Das hat mich gewundert. Wer wichtigen Anfragen feste Zeitslots zuweist, der hat zu anderen Zeiten seine Ruhe. Bevor ich in meine mehrwöchige Sommerpause starte, informiere ich die Menschen, mit denen ich arbeite, über die exakten Zeiten. Und ich benenne ein bis zwei Tage zwischendrin, an denen ich in wichtigen Fällen Bürotage einschieben könnte. Wenn ich kürzer verreise, aber weiß, dass es Fragen geben wird, über die nur ich entscheiden kann, dann kommuniziere ich dafür Uhrzeiten. Zu anderen Zeiten geht es dann eben nicht.

Das Selbstbewusstsein dafür können wir alle aus der Erkenntnis ziehen, dass andere Menschen auch gern mal frei haben und es verstehen, dass das bedeutet, nicht durchgängig erreichbar zu sein. Und dass Dinge eben auch mal länger dauern. Ich würde noch weiter gehen: Wer seine Erreichbarkeit und Zuständigkeiten in Abwesenheit klar kommuniziert, der wird positiven Neid erzeugen. Da schau an, so kann man das auch machen. So zu tun, als sei man jederzeit flexibel und engagiert, führt zu Stress auf der eigenen Seite und Irritationen auf der anderen. Je klarer Zeiten benannt werden, desto einfacher wird die Zusammenarbeit für alle anderen. Und desto entspannter wird der Urlaub.