Schreibtisch voll? Mit dieser Methode wird die Priorisierung zum Kinderspiel

Im Grunde steht man häufig vor dem gleichen Dilemma, sobald sich die Aufgaben häufen. Es fällt nämlich nicht die eigentliche Erledigung schwer, sondern die Entscheidung, womit man beginnen soll. Ganz einfach und pragmatisch hilft dabei die Eisenhower-Matrix. Dahinter verbirgt sich ein relativ berühmtes Prinzip, das dabei hilft, den vor sich liegenden Berg an Arbeit in Prioritäten zu untergliedern.

Sortieren nach zwei Gesichtspunkten

Nach dem Eisenhower-Prinzip genügen zwei Kategorien, um sich eine Grundordnung für das Tagespensum oder einen Projektplan zu schaffen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn sie dazu dient, das jeweilige Ziel zu erreichen. Hilft sie nicht dabei, sich dem Ziel zu nähern, ist sie als unwichtig einzustufen. Dringlich wird eine Aufgabe, wenn sie an eine bestimmte Deadline gebunden ist. Sollte es unerheblich sein, wann der Task erledigt wird, dann ist er nicht dringend.

Vier Kombinationsmöglichkeiten als Übersicht

Ob man sich als Hilfskonstrukt für die Zuordnung nun eine digitale Matrix baut oder auf dem Schreibtisch einfach vier Felder frei schaufelt, bleibt jedem selbst überlassen. Hauptsache es lassen sich die Aufgaben in vier Quadranten verteilen.

1. Wichtig und dringlich

Den höchsten Prioritätsgrad erhalten Aufgaben, die in diese Kategorie fallen. Sie werden sofort erledigt und wenn möglich gleich eigenhändig.

2. Wichtig, aber nicht dringlich

Auch diese Aufgabe ist für die Zielerreichung wichtig – aber verschiebbar. Die Aufgabe also ziemlich weit oben in der Erledigungsliste ansiedeln und einen exakten Termin dafür ansetzen.

3. Dringlich, aber nicht wichtig

Zeitnahe Erledigung ist hier die Devise, aber die geringer einzuschätzende Wichtigkeit erlaubt es, die Aufgabe zum Beispiel zu delegieren.

4. Weder wichtig noch dringlich

Solche Tasks nehmen in der Aufteilung die unterste Stellung ein und können für später aufgeschoben werden, im Zweifel völlig unerledigt bleiben. Ein typischer Fall für Ablage P. wie Papierkorb.

Die Legende hinter dem Prinzip

Auch wenn es gut klingt, sich nach den Maßstäben eines großen Mannes der Weltgeschichte zu richten, ist es nicht wirklich nachgewiesen, dass US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower (1890-1969) tatsächlich nach dieser Methode gearbeitet hat. Vielmehr beruht die Einteilung auf einem Zitat, das er in einer seiner Reden 1954 verwendete: "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Die Weisheit selbst stammt wohl von einem ungenannten Hochschulpräsidenten.

Nutzen und Kritik

Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker des Zeitmanagements. Vor allem in Phasen größten Stresses bildet sie eine einfache, aber wirksame Grundlage, um nicht den Kopf zu verlieren. Kritiker allerdings halten dem entgegen, dass ein gutes Zeitmanagement – oder überhaupt gutes Management – es gar nicht erst so weit kommen lassen darf, dass sich dringende Aufgaben in den Vordergrund schieben, sondern stets die Wichtigkeit das ausschlaggebende Kriterium für die Bearbeitung sein sollte.

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