Diese 4 Compliance-Anforderungen musst Du beim Homeoffice beachten

In vielen Gesprächen mit Geschäftsleuten kann man aktuell unterschiedliche Haltungen zum Thema Homeoffice hören. Es gibt darunter viele progressive Macher, die die Chancen in dieser wohl tiefgreifendsten und wahrscheinlich nachhaltigsten Folge von Corona in der Arbeitswelt erkennen. Was dabei allerdings auffällt: Viele haben das Thema noch nicht konsequent zu Ende gedacht. Oft herrschen etwas naive Betrachtungsweisen und vereinfachte Schlüsse vor; das äußert sich in Sätzen wie „Wir sind mega-modern, das kann bei uns jeder machen, wie er möchte“ oder „Cool, unser Mietvertrag läuft bald aus und ich suche gerade neue Büroräume – mit Homeoffice spare ich mir die Hälfte der Fläche!“ oder „Hey, was Homeoffice kann, kann Remote Work schon lange: Eigentlich können wir doch von überall in der Welt aus arbeiten“. Stimmt alles im Prinzip – aber ganz so einfach ist es dann doch nicht.

Wie immer in der Erwachsenenwelt wird aus der Spielwiese schnell Ernst: Homeoffice muss klar geregelt sein, damit die Spielregeln für alle Beteiligten klar sind. Das heißt konkret: Jedes Unternehmen, das hier für die Zukunft gut aufgestellt sein möchte, braucht eine Richtlinie, die alle Punkte zum Arbeiten im Homeoffice regelt. Dabei gibt es im Detail einige Dinge zu bedenken.

Wenn das Homeoffice ein offizieller Arbeitsort sein soll, muss das im Arbeitsvertrag geregelt sein – oder alternativ in einer Richtlinie. In der Praxis heißt das: Alle Anforderungen der Arbeitssicherheit müssen auch im Homeoffice umgesetzt sein. Das fängt bei einer ordentlichen Ausstattung an – Bürostuhl, Tisch, Monitor – und hört beim Licht auf. Letztes Jahr, in der hektischen Pandemie-Situation, sind die Leute mit Laptop ins Homeoffice umgezogen und haben dort auf der Couch, am Küchentisch oder auf Bügelbrettern gearbeitet. Jetzt ist es Zeit, nachzujustieren.

Am Arbeitsort gilt die Fürsorgepflicht: Sobald Unternehmen offiziell machen, dass Homeoffice erlaubt ist, müssen sie ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und sicherstellen, dass dieser neue Arbeitsort „Homeoffice“ entsprechend ausgestattet ist. Übrigens involviert die Fürsorgepflicht auch das Zutrittsrecht der Führungskraft zum Homeoffice. Ja, richtig gelesen: Homeoffice ist eine Erweiterung der Bürofläche, das geht nicht anders. Dieses Thema ist jedoch nur auf den ersten Blick unangenehm, hier hilft eine transparente Kommunikation im Sinne einer Win-win-Situation: Die Geschäftsführung ist verantwortlich, dass der heimische Arbeitsplatz optimal ausgestattet ist. Dazu benötigt sie nach Absprache Zutritt (auch virtuell, etwa über Fotodokumentation oder Videocall), um zu überprüfen, dass der Arbeitsort auch so ist, wie er sein soll.

Abgesehen von der Ausstattung gelten am Arbeitsort Homeoffice alle Compliance-Anforderungen, die im Büro auch gelten. Das kann zum Beispiel Themen wie Umweltschutz, Informationssicherheit oder Datenschutz betreffen – eben alle Betriebsregeln, zu der Unternehmen verpflichtet sind: Beim Datenschutz kann das eine gesetzliche Verpflichtung sein, bei der Informationssicherheit eine Verpflichtung den Auftraggebern gegenüber.

In Bezug auf Informationssicherheit bedeutet das zum Beispiel konkret, dass auf keinen Fall im Gemeinschaftsbereich einer WG vertrauliche Dokumente ausgebreitet werden dürfen; stattdessen arbeitet man im Idealfall in einem separaten Arbeitszimmer. Hier ist auch der Sichtschutz zu bedenken: Ein Zimmer im Erdgeschoss, das durchs Fenster Einsicht von außen gewährt, oder auch nur die Zimmertür oder das Fenster im Rücken, wenn man nicht alleine wohnt, können schon ein Regelverstoß sein. Darüber hinaus muss es für vertrauliche Tätigkeiten, die Papier und Ausdrucke umfassen, im Homeoffice einen abschließbaren Schrank geben, in dem Unterlagen weggeschlossen werden können, sowie einen Schredder, mindestens P4-, besser noch P5-Standard. Das oben bereits erwähnte Zutrittsrecht ist auch aus Compliance-Sicht relevant: Arbeitgeber müssen hier gegebenenfalls Zutrittsrecht für etwaige Audits erhalten, um sicherzustellen, dass alle Compliance-Standards aufrechterhalten werden können.

Ein weiteres Thema, das viele im Bereich Homeoffice noch nicht zu Ende gedacht haben, ist die Unfallversicherung. Wenn das Homeoffice zum offiziellen Arbeitsort wird, dann erweitert sich der Versicherungsschutz auch um diesen Bereich; es gelten dann die gleichen Bedingungen für Unfälle am Arbeitsplatz wie im Büro. Doch selbst da sind sich viele über die Ausnahmen im Unklaren: Wenn Mitarbeitende mit der Kaffeetasse in der Hand in der Büroküche stolpern und sich dabei den Knöchel verstauchen, ist das in der Regel kein Arbeitsunfall. Im Homeoffice gilt dasselbe, und hier sind die Grauzonen noch viel größer, wenn es keine abgegrenzten Bereiche gibt: Was ist, wenn Mitarbeitende in der Küche arbeiten? Hier empfiehlt sich, in der Homeoffice-Richtlinie klare Grenzen zu ziehen und genau diese Grauzonen zu regeln.

Auch im Immobilienmarkt ist das Homeoffice angekommen: Bei den Gewerbeimmobilien sparen sich Unternehmen Fläche und verlagern sie ins Homeoffice ihrer Mitarbeitenden. Der private Mietmarkt spiegelt das: Mitarbeitende brauchen mehr Fläche, jede moderne Wohnung hat neben einem Kinderzimmer auch ein Arbeitszimmer. Arbeit und Leben verschränken sich so auf vielfältige Weise, und auch hier müssen die Spielregeln, wie das zu beiderseitigem Nutzen geschieht, neu geschrieben werden. Ein Thema könnte bald Gegenstand der Diskussion werden: Unternehmen, die sich Bürofläche sparen, müssen sich an den Homeoffice-Kosten ihrer Mitarbeitenden beteiligen.

Und wer sagt denn, dass Homeoffice immer zu Hause sein muss? Remote Work ist das neue Homeoffice! Wenn sich Mitarbeitende einer Hamburger Firma entscheiden, auf der Ostseeinsel Fehmarn zu arbeiten, warum nicht dort ein separates Büro anmieten? Doch auch hier gilt: Damit das Spaß macht, muss dieses Modell dann auch in einer Richtlinie geregelt sein. Und dann kann der Arbeitstag auch mit einem Sprung in die Ostsee beginnen.

Klingt alles kompliziert, ist es aber eigentlich nicht. Wichtig ist die Grundvoraussetzungen zu schaffen und die Spielregeln zu definieren: Dann können die Unternehmen loslegen. Das ist das neue Arbeiten – wenn Homeoffice das New Normal wird.